אני מודה שכל עניין החשבות והנהלת החשבונות חדש לי, והאמת היא שזה נחמד לראות את הטרנפורמציה שעובר מאזן בוחן גולמי שיוצא ממערכת הנהלת החשבונות עד לתוצר הסופי שהוא הדוח הכספי שכולנו מכירים. בפוסט זה אני רוצה להרחיב מעט על התהליך הזה של הרכבת דוחות כספיים, שנופל תחת קטגוריית חשבות.

כשמדברים על הרכבת דוחות כספיים, חשוב להבין משהו. הנהלת חשבונות זה טוב ויפה, אבל לרוב היא מהווה בערך 80% מהדוחות הסופיים עצמם. כלומר, כשאנו בונים את הדוחות הכספיים אנחנו מייצאים את המאזן בוחן שקיים כרגע במערכת הנהלת החשבונות, משנים את היתרות בכל מיני סעיפים (אלו הן הפעולות הנוספות) כך שיתאימו לתקנות החשבונאיות, ומשתמשים במאזן בוחן החדש שקיבלנו כבסיס לדוחות הכספיים שיפורסמו. התהליך הזה הוא למעשה הרכבת הדוחות. ישנן פעולות נוספות שנחליט להעביר גם במערכת הנהלת החשבונות וישנן פעולות שלא. הפקודות שנכללות רק בהרכבה ולא במערכת הנהלת החשבונות נקראות פקודות מעל הספרים.

מהי הרכבת דוחות כספיים?

בפשטות, פעולת ההרכבה היא סדרת פעולות שנדרשת עד לקבלת הגרסה הסופית של הדוחות הכספיים. בדרך כלל, מדובר על סדרת הפעולות הבאה:

1. ייצוא המאזן בוחן לאקסל
2. בלשונית של מאזן הבוחן, הוספת עמודת סיווג, בה יופיע הסעיף בדוחות הכספיים שכל כרטיס משויך לו. אני ממליץ לפתוח לשונית נוספת בשם "מקרא" ובה עבור כל מספר כרטיס לרשום את שם הסעיף בדוחות שהוא נכלל בו. למשל, כרטיס 2001 הוא תחת סעיף "לקוחות", כרטיס 2002 גם הוא תחת סעיף "לקוחות", כרטיס 3001 הוא תחת סעיף "ספקים" וכן הלאה עבור כל החשבונות במאזן בוחן. לאחר מכן, בעמודה החדשה שפתחנו בלשונית של המאזן בוחן, לעשות VLOOKUP למקרא כדי שלכל כרטיס יופיע הסיווג שלו בדוחות.
3. לפתוח עוד שתי לשונית, אחת עבור המאזן ואחת עבור דוח דווח והפסד, להוסיף את הסעיפים השונים ועבור כל סעיף לבצע SUMIF מלשונית המאזן בוחן כדי לקבל את סך היתרה של אותו סעיף. למשל, סעיף "לקוחות" הוא למעשה סכום כל הכרטיסים שסיווגם הוא "לקוחות".
4. מה שקיבלנו כרגע הוא הדוחות הכספיים במצבם הגולמי. מה שנדרש כעת הוא לקחת בחשבון "פעולות נוספות", שהן נושא הסעיף הבא.
5. Tweak אחד אחרון: סעיף העודפים צריך לכלול בתוכו את הרווח/ההפסד הנקי מדוח הרווח והפסד. רק ככה המעגל ייסגר.
6. זהו, סיימנו להרכיב דוחות כספיים שהם נכונים, מבוקרים ויפים. אפשר לחייך בסיפוק אל המסך וללכת לבקש העלאה.
7. אוקיי, אין העלאה. לפחות נצא הביתה מוקדם.

מהן פקודות נוספות?

פקודות נוספות הן פקודות יומן שאינן חלק מהיומיום של הנהלת החשבונות בחברה. תחת זה נכללות כל הפעולות שעושים רק במהלך הכנת הדוחות הכספיים, למשל:

1. איפוס נכסים / התחייבויות שאינם תקפים יותר.
2. העמדת יתרת הסגירה של הכנסות נדחות ו"ביטול ניפוח" מול סעיף הלקוחות.
3. הפרשה לחובות מסופקים בגין חובות בעייתיים.
4. העמדת יתרת הסגירה של חלויות שוטפות.
5. שינויי סיווג של חשבונות מסוימים.
6. העמדת יתרת הסגירה של הפרשה וייעודה לפיצויים.
7. רישום הפרשות שלא נרשמו במהלך העסקים הרגיל. למשל, בגין תביעה משפטית שנמצאת בדיונים.

כפי שאתם רואים, הפקודות הנוספות הן השלב האחרון בהרכבת הדוחות הכספיים, כמו פינישים אחרונים על בגד לפני שהוא יוצא מהמפעל לחנויות. אי אפשר לפרסם דוחות כספיים בלעדיהן, ומסיבה זו רואי החשבון המבקרים מעורבים בכתיבתן.

מה זה העברת יתרות פתיחה?

כזכור מהפוסט אודות מאזן בוחן, ההנחה היא שהרווח הנקי המשתמע מדוח הרווח והפסד שמרכיבים מתוך מאזן בוחן נכלל בסעיף העודפים (משפט קצת ארוך, בפוסט זה מוסבר יותר טוב). אבל, הרווח הנקי הוא לא באמת סעיף בפני עצמו, הוא השורה התחתונה של דוח רווח והפסד. פה נכנסת למשחק העובדה שמערכת הנהלת חשבונות היא לא אקסל טיפש, אלא היא יודעת שהיא צריכה לכלול את הרווח הנקי במאזן. יתרה מכך, היא גם יודעת שהיא צריכה "לזכור" את יתרת הסגירה של הסעיפים המאזניים נכון ל-31.12.15 כי זו הולכת להיות יתרת הפתיחה ליום 1.1.16 (השנים סתם לצורך הדוגמה). וכמובן שיתרת הסגירה של העודפים ליום 31.12.15 גם היא מהווה יתרת פתיחה ליום 1.1.16.

מערכת הנהלת החשבונות לא מבצעת את זה אוטומטית, צריך ללחוץ על כפתור שאומר "העברת יתרות פתיחה". הכפתור הזה אומר למערכת הנהלת החשבונות שיתרות הסגירה של סעיפים מאזניים צריכות לעבור לשנה העוקבת כיתרות פתיחה, ושאת סך הרווח הנקי שיצא צריך להוסיף ליתרת הסגירה של העודפים. מה יקרה אם לא נעשה את זה? בדיוק הפוך ממה שאמרתי. יתרות הפתיחה של הסעיפים המאזניים לא יילקחו מהשנה הקודמת וסעיף העודפים גם הוא לא יכלול את הרווח מהשנה הקודמת. מה אם עשינו העברת יתרות פתיחה, כעבור מספר ימים ביצענו פעולות יומן ולא עשינו העברת יתרות פתיחה שוב פעם? יתרות הפתיחה של הסעיפים המאזניים יהיו יתרות הפתיחה מהפעם הקודמת, כלומר לא יכללו את השינויים האחרונים שהוספנו. הרבה פעמים כשאנחנו משווים יתרות פתיחה במערכת הנהלת חשבונות ליתרות הסגירה של ההרכבה משנה קודמת מגלים שמשהו נדפק זה בגלל שלא ביצעו העברת יתרות פתיחה. הרבה פעמים זה גם בגלל הפרשי שער אבל זה כבר סיפור אחר ;-)

להרחבה אודות הנושא בקרו בדיון הזה מתוך פורום פריוריטי.

מהן פעולות "מעל הספרים"?

פעולות מעל הספרים הן פעולות שלוקחים אותן בחשבון בהרכבה אבל לא מעבירים אותם במערכת הנהלת החשבונות. הדוגמה הקלאסית לכך היא סעיף חלויות שוטפות. הלוואות מבנקים חייבות להיות עם יתרה תואמת ליתרת ההלוואה בבנק, זה ברור. אבל מה קורה כאשר יתרת ההלוואה הינה 1,000 ש"ח ו-300 ש"ח ממנה עתידים להיפרע במהלך השנה הקרובה? במצב שכזה ההלוואה צריכה להתחלק בין התחייבות שוטפת על סך 300 ש"ח והתחייבות לזמן ארוך על סך 700 ש"ח. אבל האמת היא שזה רק יבלבל את מנהלת החשבונות, כי היא (או הוא!) רגילה להשוות את יתרת הכרטיס לדוח החודשי מהבנק, זה די טיפשי לומר לה לנהל שני כרטיסים בגין הלוואה אחת. בקיצור, העולם הוא לא מבחן בחשבונאות פיננסית א' – מערכת הנהלת החשבונות לא צריכה להכיל את כל פקודות היומן שרלוונטיות להרכבת הדוחות הכספיים. במצב שכזה, מעבירים במסגרת הפקודות הנוספות פקודת יומן שמטרתה סיווג נכון יותר של ההלוואה, משהו בסגנון של:

חובה כרטיס 6001 הלוואה לזמן ארוך 300

זכות כרטיס 600100 חלויות שוטפות 300

הפקודה הזו תיכלל כאשר נרכיב את הדוחות הכספיים אבל לא תועבר במערכת הנהלת החשבונות. כלומר, במערכת הנהלת החשבונות כרטיס 6001 יישאר עם יתרה של 1,000 ש"ח.

דוגמה נוספת לפעולות מעל הספרים הן ביטול ניפוח של סעיף הכנסות נדחות מול סעיף הלקוחות והפרשה לחובות מסופקים.

מדוע לא חשוב להעביר את הפקודות הללו גם במערכת הנהלת החשבונות? כי הן לא משפיעות על הרווח והפסד, שכאמור משפיע על יתרת הסגירה של סעיף העודפים באמצעות הרווח הנקי (ראה סעיף "העברת יתרות פתיחה").

סיכום

זהו זה, זוהי הרכבת דוחות כספיים. העבודה העיקרית היא בחישוב היתרות הנכונות של הסעיפים השונים, פעולת ההרכבה היא די פשוטה ולרוב ישנו אקסל מוכן עבורה. מה שכן, מי שיצא לעשות פעם דוח כספי וודאי יודע שהרבה פעמים התוצאה הסופית המוצגת בדוח שונה לגמרי מהתוצאה האמיתית. למשל, ביטול ניפוח בסעיף הלקוחות יכול להקטין מאוד את סעיף הלקוחות. כללי החשבונאות מורים לעשות זאת כחלק מעיקרון השמרנות, אבל לדעתי ההיפך הוא הנכון: סעיף לקוחות קטן מדי עלול להביא למצג שווא שבו החברה מנהלת את ההון החוזר שלה בצורה טובה יותר מהצורה בה הוא מנוהל בפועל. ישנן עוד אינספור דוגמאות לכך, ומסיבה בו בדיקת נאותות תכלול לרוב בקשה לקבל את "קובץ ההרכבה". לפחות עכשיו אתם יודעים מה זה.