לקוחות זה כיף. במיוחד כשיש לנו מערכת בילינג וסליקה אוטומטית, שיודעת לחייב מדי חודש את כרטיס האשראי של הלקוחות, תמיד בהצלחה, ללא שגיאות ובטח שללא Churn. אם אתם עובדים בחברה כזו, ברכותיי – הגעתם לאולימפוס. יותר טוב מזה כנראה שלא תחוו בימי חייכם. בהזדמנות אשמח אם תספרו לי איך עשיתם את זה. עד אז, אנחנו פשוטי העם צריכים להתעסק בהפקת חשבוניות, קביעת תנאי תשלום, איסוף צ'קים (לפעמים גם נכיון צ'קים) וגם.. תופים.. אובליגו ואשראי!!
רעיונות לפוסטים באים לי בדרך כלל באחד משני אופנים. האחד, אני מנסה לחשוב כיצד הייתי מעביר חפיפה למחליף שלי, שבא עם אותו ידע מוקדם כמו שלי; והשני, לאחר שחברים שנכנסו לאחרונה לתחום ניהול הכספים מתייעצים איתי בנוגע לכל מיני סוגיות. הפוסט הנוכחי הוא תוצאה של האחרון.
גילוי נאות לפני שממשיכים. תראו, אני מעולם לא עבדתי במחלקת Transaction Services של פירמת ראיית חשבון, כך שהניסיון שלי בבדיקות נאותות (Due Diligence) מוגבל לאלה שעברתי כמנהל כספים (כלומר, בצד שנדרש לספק חומרים ולא בצד שדורש אותם). יחד עם זאת, עברתי כבר כמה כאלה, ולמרות שניסיוני מוגבל לסטארט אפים (בעלי פעילות ענפה יחסית), אני מניח שמה שלמדתי יוכל לסייע לא מעט למנהלי כספים כמוני. בכל אופן, לעולם אל תצפו לאיזה רשימת מכולת סטנדרטית בבדיקת הנאותות הבאה שתעברו. שכחו מזה, אין דברים כאלה. בדיקת נאותות יכולה ללבוש מגוון צורות, והדבר בין השאר תלוי ב:
מספר קטלוגי (מק"ט) הוא מעין תעודת זהות של מוצר שאנו מוכרים, לרוב כתוב בשפה שבני אנוש אמורים להבין (כלומר, "במבה" ולא "8328532"). מאחר וכל חשבונית אמורה להכיל פירוט של מה הלקוח קנה, פירוט ההזמנה שבוצעה הוא לרוב פירוט של המק"טים המייצגים את פריטי ההזמנה ותיאור מוצר טיפה יותר ידידותי. כאשר מדובר בנותן שירותים קטן זה פחות חשוב ואפשר פשוט לרשום "שירותים מקצועיים" כמק"ט ובשורת תיאור המוצר, אבל מובן מאליו שכבר ברמת הקיוסק העניין הזה לא יעבוד. חשבונית של קיוסק יכולה לכלול מגוון פריטים, בכמויות שונות, עם הנחה עבור חלק מהם. פירוט חשבונית שכזו יכול להיראות כך:
| מק"ט | תיאור מוצר | כמות | מחיר ליחידה | הנחה | מחיר לאחר הנחה | סה"כ מחיר |
|---|---|---|---|---|---|---|
| כיפכף | חטיף וופל-שוקולד | 2.00 | 5.00 ש"ח | 0.00% | 5.00 ש"ח | 10.00 ש"ח |
| במבה | חטיף בוטנים | 4.00 | 3.00 ש"ח | 50.00% | 1.50 ש"ח | 6.00 ש"ח |
| ביסלי גריל | חטיף שעשוי ממשהו לא ברור וחומרי טעם וצבע | 1.00 | 6.00 ש"ח | 25.00% | 4.50 ש"ח | 4.50 ש"ח |
| סה"כ | 20.50 ש"ח |
דיברנו לא מעט על ניהול תזרים מזומנים בכל מיני הקשרים, האחרון שבהם היה שיפור הגבייה. אני רוצה להמשיך את הכיוון הזה, אבל לפני שאני עושה זאת אני רוצה לקחת רגע צעד אחורה בכדי להסביר את המסגרת שבה אנחנו עובדים. הון חוזר הוא, כידוע, סך חובות הלקוחות, פלוס המלאי שיש במחסנים פחות החובות לספקים. ברוב החברות המספר הזה חיובי, כלומר השווי של החובות של הלקוחות שלנו ועלות המלאי שייצרנו גבוה מהחובות שלנו לספקים שעובדים איתנו. אם סך הנכסים בניכוי ההתחייבויות הינו חיובי סימן שמישהו מימן זאת – למשל, בעלי המניות או הלוואות שלקחנו מהבנקים. להסבר חלקי על הנושא ודוגמה שמראה את ההשפעה על תזרים המזומנים החופשי, קראו כאן. אחרי שהבנתם מה הקשר לתזרים המזומנים החופשי, אתם ודאי מבינים שאנו רוצים להקטין את ההון החוזר שלנו עד כמה שניתן, ואנו יכולים לעשות זאת על ידי אחת או יותר מהפעולות הבאות:
לא כל הפוסטים שלי כאן הולכים להיות ארוכים כמו הפוסטים על מיסוי או תזרים מזומנים. לפעמים אני סתם אחלוק כאן hack-ים שעשויים לעניין אתכם, ואני אעשה זאת במסגרת פינת הטיפ השבועי (שכנראה יפורסם מדי חודש). הטיפ הראשון הוא בנוגע להקמת מערכת גבייה אוטומטית, או לפחות חצי אוטומטית, והרעיון הוא כזה (זכויות יוצרים שמורות לסמנכ"ל הפיתוח שלנו שחשב על זה):
ישבתי לא מזמן עם חבר, גם הוא רואה חשבון, שעומד להקים מיזם עם שני חברים. הוא טיפה חשש מ"ניהול כספים" של החברה שתקום, וביקש כמה טיפים. זה מאוד הפתיע אותי כי בכלל לא היה ברור לי שהולך להיות להם צורך במנהל כספים בשנה הקרובה. התפתח ביננו דיון לגבי מתי בכלל צריך פונקציה של מנהל כספים בחברה, וחשבתי לשתף אתכם במחשבות שלי על הנושא.
לדעתי, התשובה קודם כל תלויה במיקומה של החברה במחזור החיים הסטנדרטי.
בשלב הראשון של חברה עיקר המאמץ הוא העמדת מוצר, או לפחות גרסה ראשונית שלו שמוכיחה שהדבר אפשרי (POC – Proof Of Concept). לפעמים זה נעשה עם גיוס קטן ראשוני (מה שנקרא סבב Friends & Family) ולפעמים לא. בשלב הזה הצורך הוא לרוב במישהו שיבנה את המודל העסקי, גם כהכנה לקראת גיוס רציני וגם למיקוד מאמצי הפיתוח לכיוונים רווחיים יותר. כאן נשאלת השאלה האם לגייס את אותו אדם כמייסד (Co-Founder) או לשכור חברת ייעוץ חיצונית. זה תלוי בסיטואציה, אבל מיזם שלוקח את עצמו ברצינות גם ככה יצטרך מישהו שיתעסק בביזנס, ולכן ייתכן שכדאי לגייס מישהו מתאים כבר בשלב הזה. התיאור "מתאים" הוא די חמקמק. אותו אדם צריך לדעת למדל (מלשון מודל – model), כאשר רצוי גם ידע במימון, יכולת חשיבה עסקית ויכולת ניהול מו"מ ברמה סבירה. גם ידע בסיסי במשפטים לא יזיק אם וכאשר תוקם חברה. זהו לא גיוס פשוט. בכל אופן, העבודה השוטפת מבחינת כספים בכזה מצב היא או לא קיימת (אם עדיין אין חברה), או קיימת במידה מינורית (3 משכורות ו-5 חשבוניות מאופיס דיפו). לא משהו שמשרד ראיית חשבון חיצוני אמור להתקשות בו. שורה תחתונה: עדיין אין צורך במנהל כספים מקצועי, אבל אם יש אפשרות לגייס מישהו עם פוטנציאל, אפשר לשקול זאת.
עדכון (מרץ 2016): הגרסה החדשה של הקובץ נמצאת כאן.
כמו שאמרתי בעבר, אחד הנושאים הכי חשובים עבור מנהל כספים הוא היכולת לחזות את תזרים המזומנים בחברה. בחברות גדולות הרזולוציה היא חודשית / רבעונית / שנתית, ואמנם זה חשוב, אבל לא מדובר בעניין של חיים ומוות. בחברות קטנות, היכולת לחזות את תזרים המזומנים עד רמת השקל ברזולוציה יומית יכולה להיות מהותית, וכאן המודל שאני מציג נכנס לתמונה.
כשעשיתי זאת, עמדתי בפני שתי אפשרויות. האחת, לחפש תוכנה / שירות חדש לגמרי, והשנייה, להשתמש באקסל קיים של קודמי ולשפר אותו. בחרתי באפשרות השנייה, אני די מרוצה, אבל תמיד שמח ללמוד על פתרונות אחרים.
אז ככה. ראשית, הורידו את קובץ ה-RAR הבא. פיתחו אותו.
מאחר והקובץ צריך להפעיל Python, מה שאין לרובכם, השתמשתי בטכניקה שנקראת Freezing כדי שפעולת העיבוד תוכל להיקרא בכל מחשב. מה שצריך לעשות זה לפתוח את קובץ האקסל (Cashflow Forecast Template) ולאפשר הרצת Macro. ערכו אותו כאוות נפשכם, וכשאתם רוצים לראות את התזרים שמתקבל – הריצו את הקובץ cashflow.exe שנמצא באותה בספריה. זה אוטומטית יעשה את מה שצריך באקסל.
אז איך עובדים עם הקובץ?
שלא כמו הפוסטים האחרים, נעזרתי בפוסט זה בשני חברים טובים מהתואר, כל אחד מהם תותח בתחומו. אשמח להפנות אתכם אליהם במידת הצורך. כמו-כן, דיסקליימר: אני אינני איש מסים ולא אחראי לשום החלטה שתיקחו בהתבסס על מידע שמוצג בפוסט הזה. שום החלטה. אפס. גורנישט. יאללה, בואו נתחיל.
בנג'מין פרנקלין אמר פעם ש"שום דבר בעולם איננו וודאי בעולם מלבד מוות ומסים", ואני תמיד מאמין לאנשים שנמצאים על שטרות. העניין במסים הוא שהם אולי וודאיים, אבל לא תמיד פשוטים. בכלל, יש מצב לא רע שהתחום בו קיים הפער הכי גדול בין הפשטות בתיאוריה לסיבוכיות בפרקטיקה הוא מסים, מה שכנראה מסביר את שכר הטרחה הגבוה שגובים העוסקים בתחום. למה אני מתכוון כשאני אומר "סיבוכיות בפרקטיקה"? שני קשיים עיקריים:
זה מצחיק. אדם יכול לעבור את כל מסלול ראיית החשבון, לבנות אלפי מאזנים ודוחות רווח והפסד, מבלי לראות פעם אחת מאזן בוחן או כרטסת של הנהלת חשבונות. אתם יודעים מה? אדם יכול לעשות את כל המסלול הזה מבלי אפילו לדעת מהי כרטסת. איך אני יודע את כל זה? נחשו…
הרי בתואר הראשון הדבר הכי קרוב לראיית החשבון הקלאסית הוא קורס מבוא לביקורת, שבו כולם משננים את הסיכומים משנים קודמות; לאחר מכן, לפני בחינות המועצה, עולים דרגה ועוברים לשנן את הסיכומים של השנה הנוכחית; ובהתמחות, אתם יודעים, כיום יש מגוון מחלקות שאפשר להתמחות בהן, שבחלקן הקשר בינן לבין ראיית חשבון קלאסית דומה לקשר שבין כדורגל וקבוצה של מוריניו כשהיא מובילה 0-1 בדקה 80'. לא שתשמעו אותי מתלונן, כן?
אז מה? יש לקוחות? וחשבוניות.. ותנאי תשלום.. ואיחורים.. וחובות אבודים… בפוסט זה אסקור כמה דברים שלמדתי על הליך הפקת החשבונית, אכיפת מדיניות גבייה, הנפקת דוח גיול לקוחות ("דוח גיול", בקיצור) וכיצד כולם יכולים לעזור במאמץ לייעל ולחזות את תזרים המזומנים.
ה-flow שאני מכיר הוא שליחה של "הזדמנות" ממערכת ניהול הלקוחות (CRM, Salesforce במקרה שלנו) אל תוכנת הנהלת החשבונות שתנפיק חשבונית בהסתמך על ההזדמנות (פריוריטי, במקרה שלנו). כשאני אומר שליחה אני מתכוון לכך שלאחר טעינת המידע ישנו "משטח עבודה" בתוכנת הנהלת החשבונות בו כרגע ממתינות חשבוניות בטיוטה לסגירתן ושליחה ללקוח. המידע שצריך להישלח הוא לכל הפחות המידע הבא: