לא כל הפוסטים שלי כאן הולכים להיות ארוכים כמו הפוסטים על מיסוי או תזרים מזומנים. לפעמים אני סתם אחלוק כאן hack-ים שעשויים לעניין אתכם, ואני אעשה זאת במסגרת פינת הטיפ השבועי (שכנראה יפורסם מדי חודש). הטיפ הראשון הוא בנוגע להקמת מערכת גבייה אוטומטית, או לפחות חצי אוטומטית, והרעיון הוא כזה (זכויות יוצרים שמורות לסמנכ"ל הפיתוח שלנו שחשב על זה):

1. נקו וסדרו את סעיף הלקוחות שלכם: סגרו חשבוניות מול קבלות, זכו חשבוניות שלא ישולמו בשל מחלוקת ונמאס לכם לרדוף אחריהן והעבירו לחובות אבודים חשבוניות של לקוחות שפשטו רגל.
2. בקשו ממי שמתפעל את מערכת הנהלת החשבונות שייצור במסד הנתונים view ¹ דומה לזה שמוצג בטבלה 1 בפוסט על הגיול. זה לא פשוט, אבל אפשרי. בקשו ממנו גם להוסיף טור ובו כתובת המייל של מי שיקבל מאיתנו מכתבי התראה.
3. כתבו מדיניות גבייה. כלומר, תוך כמה זמן מיום האיחור אתם שולחים מכתב התראה ראשון, מתי יבוא המכתב שאחריו וכו' וכו'. התייעצו עם עורך דין בנוגע לנוסח של המכתבים. בעיקרון, רצוי שמשך הזמן ממכתב ההתראה הראשון ועד לסגירת השירותים יהיה לפחות 21 יום, אבל מומלץ להתייעץ בנוגע לזה עם איש מקצוע.
4. הנה ה-hack: יצרו סדרת מיילים בספק שירותי דואר שיווקי כגון MailChimp. יש כאלה שקוראים לזה Auto-Responder, ב-MailChimp זה נקרא Automation, אבל בכל אופן, אתם רוצים לבנות בכלי הזה סדרת מיילים שהראשון בהם הוא תזכורת ידידותית והאחרון שבהם הוא מכתב התראה של 24 שעות לפני סגירת השירותים (או פנייה לעו"ד, תלוי במדיניות שתקבעו). כמו-כן, השתדלו לכלול בתחתית המייל את פרטי חשבון הבנק של החברה, כתובת למשלוח צ'קים ואפילו לינק לתשלום באמצעות PayPal (אפשר גם ליצור לינק לדף שבו המשתמש יזין את הסכום שהוא מעוניין לשלם, לא חייבים ליצור לינק דינמי עם סכום החשבונית לתשלום). לזה התכוונתי כשאמרתי שניצור כאן מערכת גבייה "חצי-אוטומטית" – הכל חוץ מהגבייה בפועל נעשה כאן.
5. יצרו מנגנון שניגש ל-view, בודק מהו החוב בפיגור של כל לקוח, ואם הוא עומד בתנאים שקבעתם במדיניות הגבייה (למשל, חוב גבוה מ-300$), הוסיפו את כתובת המייל שנמצאת ב-view לסדרת המיילים שיצרתם בשלב הקודם. כמו-כן, צריך גם לוודא שאנחנו מסירים לקוחות לאחר ששילמו את חובם, לכן רצוי להוסיף בדיקה שמוודאת שלקוחות שלא נמצאים בפיגור אינם נמצאים ברשימת מקבלי המיילים.
6. השלב האחרון הוא קבלת התראות כשלקוח מגיע לסוף סדרת המיילים, כלומר לאחר שקיבל מכתב התראה אחרון בהחלט. כאן, בהתאם למדיניות הגבייה שלכם, עליכם להחליט מה השלב הבא (הלא-אוטומטי). אגב, אם השלב הבא הוא ניתוק מדורג של השירותים, אתם יכולים לבנות לוח ב-Trello או בכלי שיתוף משימות אחר, כדי לקבל תמונת מצב מיידית של איזה לקוח סורר נמצא באיזה שלב של הליך הניתוק.

זהו זה, hack קטן שיכול לסייע לכם רבות בבניית מנגנון אוטומטי של תזכורות. תתפלאו עד כמה בניית מערכת גבייה שכזו יכולה לסייע לכם בסידור השורות. כשלא צריך לרדוף בצורה ידנית עם מיילים ואקסלים של מעקב יש יותר זמן להתעסק במה שחשוב: ניתוח ושיפור המדיניות שעומדת מאחורי המערכת.

הערות שוליים