אני חושב שאחד הדברים שהכי עזרו לי בתחילת הדרך כ-CFO בסטארט אפ זה ההבנה שאפשר להספיק הרבה יותר כאשר משתמשים בכלים הנכונים. הדגשתי את המילה נכונים כי בשנים האחרונות יש פריחה מטורפת של מוצרי SaaS ורטיקלים, כלומר כאלה שפונים למחלקה ספציפית בארגון (כמו HR) ולא לארגון כולו (כמו ERP). כל המוצרים האלה באים לפתור בעיה נקודתית, הם בעצם ייצוג נאה של טבלאות פלוס מנגון Workflow, ומדי פעם אתם תפגעו בול במוצר שעושה לכם טוב. אגב, לתומס טונגוז יש תיאוריה שמוצר SaaS ורטיקלי ממש טוב הוא כזה שהולך ומתרחב בתוך הארגון; זו תיאוריה נחמדה בעיקר כי היא פותחת חלון לאופן שבו אנשי VC מנתחים את העולם, לדעתי היא לא ממש מחזיקה מים, אבל לכו תדעו.

בכל אופן, כשעמדתי להכין את תקציב 2018 של מדלן, אמרתי לעצמי "קח לך כמה ימים לנסות מערכת SaaS לבניית תקציב, לך תדע אולי זה ישתלם". אני מודה שקצת חששתי בהתחלה, בכל זאת אני עובד עם אקסל כבר 20 שנה (כלומר מאז כיתה ז') ומרגיש שהגעתי לרמת שליטה די טובה בו (כלומר עבודה עם פונקציות מעריכיות), אבל לפעמים צריך לצאת מאזור הנוחות כדי לעלות ל"רמה הבאה" ואני מרגיש שזה בדיוק מה שהקנה לי המעבר לעבודה עם מערכת תקציב מקצועית, Budgeta במקרה שלי (ותודה לתומר על ההמלצה). בשורה התחתונה, זה לגמרי היה שווה את זה וחזרתי כדי לספר למה:

1. למישהו עם ניסיון בסיסי בהכנת תקציב, העבודה עם כלי מקצועי מתווה דרך שהיא סביר להניח Best Practice. כלומר, אפשר לקחת את זה למקומות בסיסיים ולשתול את כל המספרים, אבל אפשר גם (וזה מה שעשיתי) ללמוד על כל הפיצ'רים שקיימים ולהשליך מהם על הצרכים שלך. אני חושב שבמובן מסוים "ריחפתי" כמה רמות מעל קצב ההתקדמות הטבעי שלי כשעבדתי עם Budgeta, התחושה היא שהכלי מהווה סיכום של כל מה שמייסדי החברה, שהם אנשי כספים בעצמם, למדו במרוצת השנים.
2. מידול Out-of-the-Box. המערכת מאפשרת "למדל" כל שורה בתקציב, והמקומות שהכי אהבתי להשתמש בזה היו בשורת ההכנסות (בניתי Funnel שמתחיל בכמות שיחות הטלפון היוצאות, דרך כמות הלידים, סגירות, גודל עסקה צפוי וגם נטישות – עד שקיבלתי את ההכנסות החזויות לכל חודש), עלות המכר (שם עלויות הענן נגזרות מההכנסות) השקעות הוניות (שנגזרות ממספר העובדים החדשים, אפשר גם להסתמך על מספר העובדים החדשים במחלקה ספציפית) ועלויות SaaS (שנגזרות ממצבת העובדים בכל חודש).
3. נוחות בהזנת כח אדם. Budgeta מאפשרת להזין את מצבת העובדים הקיימת והחזויה, כולל תאריך הצטרפות ועזיבה, שיעור מס והפרשות פנסיוניות, בונוסים, שיעור גידול שנתי בשכר ועוד.
4. Mass Import. קיים "משטח טעינה" (אם להשתמש בעגה פריוריטית), שהוא בעצם אפשרות להעלות קובץ אקסל, למפות את המשמעות של כל טור בו, ואז הכל נטען בבת אחת ל-Budgeta. אפשר לעשות את זה עבור פחות-או-יותר כל שורה בתקציב. אם יש לכם כבר אקסל מסודר של כח אדם ו/או הוצאות, זה מקל בצורה משמעותית על ה-Onboarding.
5. כל שורת הוצאות יכולה להיות קבועה על פני זמן, להגדיר את טווח הזמן בה היא תתרחש (ברירת המחדל היא לאורך כל תקופת התקציב), חודשית/רבעונית/שנתית, משתנה מחודש לחודש (כלומר מוזנת ידנית), בעלת תנאי תשלום ספציפיים, והכי מגניב: אפשר להקצות אותה בין טריטוריות ובין מחלקות. כנ"ל בכח אדם. זה מאוד שימושי כאשר יש עובד, לרוב חבר הנהלה, שזמנו מחולק בין מספר מחלקות וטריטוריות. אגב, אני ממליץ לא להשתמש בזה יותר מדי כי זה מקשה על ניתוח של "תקציב מול ביצוע", אבל שווה להכיר.

ממשק הזנת ההוצאות של Budgeta

6. ישנו פלט נוח של הדוחות הסטנדרטיים (מאזן, רווח והפסד, תזרים מזומנים בשיטה הישירה) וספירת ראשים, עם אחלה של ממשק לסינון הטבלה שמוצגת. הנה, תראו:

ממשק הדוחות של Budgeta

7. אחלה של ממשק לייבוא תוצאות בפועל מה-ERP. אמנם לא הצלחתי לגרום לזה לעבוד עבורי Out-of-the-box, אבל עם קצת עבודת ETL באמצעות Power Query, הגעתי למצב שבו אני פותח את האקסל שהכנתי מראש, לוחץ Refresh ומקבל טבלאות שאני יכול להעלות ישר ל-Budgeta כדי לקבל ניתוח של תקציב לעומת בפועל לאותו חודש (אני מבצע את הטעינה לאחר שהעברנו את פקודת השכר לחודש שחלף, תוך וידוא שכל ההוצאות בכרטיסי אשראי נרשמו). עבור רווח והפסד זה די straightforward, אבל כדי לייצר כזה דבר עבור תחזית תזרים המזומנים הייתי צריך להשקיע כמה ימים כדי שהכל ינגן בצורה חלקה. אם תעלה דרישה מהקהל אכתוב פוסט נפרד על איך עשיתי את זה (ותודה ליואב על סיעור המוחות). יש תמיד את החשש הזה של היכן לבצע את הניתוח של בפועל-מול-ביצוע, במערכת חיצונית או ב-ERP. אני סבור שאם הצלחתם לייצר מנגנון טוב לטעינת נתוני ה"בפועל" למערכת חיצונית, היתרונות של מערכת ה-ERP מתגמדים, אבל כל אחד ומערכת השיקולים שלו.
8. ואם כבר נגענו בייבוא נתוני הבפועל, החשיבה על איך אני הולך להציג את תקציב ההוצאות ואיך אני הולך לייבא נתוני בפועל הכריחה אותי לבצע חשיבה מחודשת באופן שבו חשבונות ההוצאה מסודרים אצלי. למשל, היה לי חשוב לקבץ בקבוצה אחת (שיש תחתיה מספר הוצאות שונות) את הוצאות השיווק B2C ובקבוצה נפרדת את הוצאות השיווק B2B (כנ"ל); אז אחרי שבניתי את התקציב עם ההיררכיה שנכונה בעיניי, היה עליי לסדר את חשבונות ההוצאה בצורה דומה וגם לדאוג לכך שההוצאות שנרשמו אחורה יתיישרו עם המבנה החדש (מנהלת החשבונות שלנו פחות התלהבה). זה קצת מתחבר לנקודה הראשונה שהעליתי, יש משהו בכלים מובנים שמכריח אותך לאמץ מתודולוגיות עבודה שבסוף משתלמות לך.
9. התמיכה נהדרת. בכל שאלה שהייתה לי קיבלתי מענה בתוך שעה-שעתיים.
10. תמחור סביר מאוד ביחס לתמורה. המסלול של כלי החיזוי ב-75$ לחודש הוא מציאה של ממש, המסלולים האחרים (200$ עבור הוספת ייבוא תוצאות בפועל, 500$ עבור הוספת חברי צוות עם ניהול הרשאות) כדאיים במידה ותתמסרו לכלי בצורה מוחלטת.

זהו פחות או יותר. קצר ולעניין (אני מקווה). מסקרן לראות לאן החברים מ-Budgeta יקחו את המוצר שלהם. אין ספק שהוא עונה על צורך מאוד ברור: הרצון ליהנות מהיתרונות של מערך פיננסי מקצועי, בלי הכאבים של להחזיק מישהו במשרה מלאה שיתחזק אותו (קצת מזכיר את האתגרים של רוב הסטארט אפים הוורטיקליים). על סמך שימוש במוצר עד כה, לדעתי הם לגמרי פתרו את החלק של בניית התקציב, האתגר הגדול הוא בייבוא עוד-יותר-חלק של התוצאות בפועל מה-ERP. אני מאחל להם שיצליחו בכך, ולכם – קוראי הבלוג, אני מאחל ששנת 2018 תהיה השנה הראשונה שבה תחזית ההכנסות שלכם תתגלה כפסימית מדי (חה!).