לא קל לתחזק בלוג. כפי שסיפרתי לכם, לאחרונה החלטתי להקדיש קצת יותר זמן ל-Coursera, התחלתי הכשרת Full Stack שבינתיים די שותה לי את הסופ"שים, וזאת בנוסף לקורס שהעברתי עד לאחרונה באוניברסיטה העברית… לכן, בדומה למערכת של ארץ נהדרת, כאשר המצב קשה, גם אני פונה לתכניות לקט.

אני מתכבד להציג בפניכם את האוסף הראשון של דיונים נבחרים שעלו בקבוצת הוואטס אפ שהקמתי למנהלי כספים בחודש פברואר האחרון. את הניצן הראשון קיבלתם בדמות פוסט אורח של קובי קרליבך הגדול, עכשיו מגיע ההמשך. האמת שבראייה לאחור, היתרון הגדול בקבוצה הוא ההומוגניות היחסית שלה – כל החברים הם אנשי כספים מובילים בחברות קטנות, רובן במודל SaaS, כך שיש בסיס משותף יחסית רחב. היתרון השני הוא שהקבוצה קטנה יחסית, כרגע היא מונה שבעה חברים, ולדעתי זה מוסיף לתחושת המחויבות של כל חבר. כמו בקרטלים, גם בקבוצות מסוג זה, החשש הוא מפני תופעה של Free Rider ואני חושב שהגבלת הגודל מהווה פיתרון לא רע. בכל אופן, אם יש כאן קורא/ת שמעוניינ/ת להצטרף, הרגישו חופשי ליצור קשר בדף יצירת הקשר, תוך מתן לינק לפרופיל הלינקדין שלכם – המועמד/ת יעלו להצבעה בקבוצה, כאשר קריטריון הקבלה הוא החלטה פה אחד בעד צירוף המועמד/ת הפוטנציאלי/ת.

הפורמט של הפוסטים מהסוג הזה הולך ככה: בכותרת ציטוט של שאלה שנשאלה, ולאחר מכן ציטוט מדויק של התשובות שניתנו, ללא ציון מי אמר אותן. אני משתמש בצבעים כדי שתרגישו את ה-flow של השיחה ותדעו לקשר תשובה שמחולקת לכמה פסקאות לאדם שכתב אותה. אין לייחס צבע מסוים לאדם מסוים, אני משתמש בצבע כחול לאדם הראשון שענה על שאלה מסוימת, ורוד לשני וכו'. אגב, כפי שתשימו לב, לא כל השאלות הן סוגיות SaaS מתקדמות, אלא להיפך: הרבה פעמים אנשי כספים מתמודדים עם שלל סוגיות שכר/חשבונאות מעצבנות והדרך הכי מהירה לפתור אותן היא בלקבל את השורה התחתונה מחברים שהתעסקו עם זה כבר.

יאללה, בואו נתחיל.

האם נותנים אצלכם שכר מלא עבור ימי מחלה?

אצלנו שכר מלא לכולם.

גם אצלינו מהיום הראשון לכולם.

גם על מחלת ילד?

כן,  אבל ההבדל הוא שעל יום אחד מבקשים רק הצהרה בלי אישור רופא ועל מחלת ילד אני מבקש אישור רופא. לכל העובדים.

אצלנו מלא ועד 4 ימים בשנה אפשר ללא אישור רופא.

מילואים: אתם משלמים לעובד כרגיל + את ההפרש בין מה שהחברה קיבלה מביטוח לאומי לבין השכר של העובד ברוטו לתקופת המילואים?

לאחר בדיקה מול מנהלת החשבונות שלנו, אנחנו כן אבל הרבה חברות לא. העובד מקבל שכר רגיל. והמעסיק משאיר לעצמו את מה שקיבל.

גם אנחנו כן, אני שומר לעצמי מה שמכסה את ההוצאה שלי ולא מעבר.

מניסיונכם נהוג לתת הבשלה מואצת של אופציות במקרה של אקזיט? ובכלל, האופציות ניתנות בכסף או בתוספת מימוש אפסית?

בדרך כלל לא מקובל הבשלה גורפת. רק להנהלה וגם אז חלקי. הדבר דופק בסופו של דבר את בעלי המניות. גם בהרבה מקרים יש אקסלרציה דו שלבית – שילוב של שינוי בעלות + פיטורים עד חצי שנה מהאירוע.

אצלינו יש אקסלרציה במקרה של אקזיט כדי למנוע דילול פוטנציאלי עתידי של בעלי המניות החדשים בחברה (זאת לפחות הדרישה שלהם). מבחינת תוספת מימוש – זה תלוי באיזה שלב אתה מבחינת החברה, האופציות הראשונות ניתנות בדרך כלל ללא תוספת מימוש מכיוון שהשווי של החברה הוא יחסית נמוך והסיכון גדול. בשלב יותר מאוחר (בד"כ אחרי הכנסות ראשונות , לפחות מנסיוני), נהוג להעניק עם תוספת מימוש כלשהי. אצלנו למשל הבורד לא אהב את זה שהאופציות שהענקו היו ללא תוספת מימוש (גם בגלל ההשפעה על ה- P&L וגם בגלל שעובד יכול לממש אופציה למניה בלי להביא כסף מהבית ולכן אין סיבה שלא יעשה את זה).

האם אתם מחייבים את העובד במצב שבו רכב הוחזר לחברת הליסינג ונמצאו בו ליקויים?

 יש לנו השתתפות חברה בנזקים של עד 200$ בשנה (לא מצטבר), אם הוא לא ניצל אותם – אפשר להשתמש בהם בסוף.

אצלנו לא מחייבים, אבל בהחלט רצוי שנכניס נוהל כזה.

בתור חברה ישראלית בארה"ב האם עדיף להיות רשומים בבוסטון או קליפורניה?

עדיף דאלאס טקסס בגלל חוקי החברות הנוחים. אבל אם ההתלבטות היא בין השניים האלו אז בכל מקרה בקליפורניה יש use tax  גבוה ולדעתי בוסטון עדיפה מהבחינה הזאת.

לאחר התלבטות ארוכה לגבי הקמת ישות אמריקאית כחברה-בת שתעסיק עבורנו 5 עובדים בארה״ב, החלטנו לבסוף בשלב זה לא להקים כזו, ולהעסיק עובדים דרך איזו חברת כוח אדם מקומית שתעסיק אותם ואנחנו נשלם לה בחשבונית את שכרם+אחוז קטן שהחברה הזוכה תרוויח. א. האם נראה לכם פתרון סביר ומקובל? העלויות של הקמת ישות+הנהלת חשבונות מקומית והעובדה שנידרש להשאיר שם חלק מהרווחים גבוהות; ב. האם יש למישהו המלצה לחברה כזו שתעסיק עבורנו 5 עובדים ובעצם תספק שירותי ניהול? ג. האם בעת מו״מ עם חברה כזו אני צריך לקחת בחשבון עוד עלויות, מלבד השכר ברוטו שאני רוצה שהעובדים יקבלו+ אחוז דמי ניהול לחברה? למשל- עלויות מעביד- ביטוח בריאות, מיסי מעביד וכו׳? אם כן- כמה?

אבדוק לך לגבי העלויות שם (למרות שאם אני זוכר נכון המיסוי שם יחסית גבוה). לעניין הפעילות – אתה צריך לשלם לקבלני כ"א או עצמאים שם ישירות כדי להעסיק אותם אבל שים לב שההחלטות על המכירות (קביעת מחירונים, אישורי עסקאות וכו') נעשים רק מישראל כדי שלא יטענו שאתה מעסיק מקומיים ולא מקים חברה למרות שאת ההחלטות מקבל העובד המקומי.

זה קרה לי למשל בקוריאה, שם למרות שהקמתי חברה מסודרת טענו שהחברה לא יכולה לעבוד על בסיס קוסט פלוס כי את ההחלטות על המחירים והמחירונים והעסקאות מקבל המנכ"ל המקומי ולכן ההכנסות הן שלו.. ולכן כל עסקה היתה חייבת לעבור בישראל וזה בעצם אומר שהוא רק נציג מקומי ולא בעל סמכויות (דומה למבחן השליטה והניהול בישראל או מוסד קבע – רק שכאן לא משנה צורת ההתאגדות). והנה הסבר בנוגע לעלויות בקליפורניה.

דברים נוספים שאתה צריך לקחת בחשבון:
1. עמלות מכירה. הרי מדובר באנשי מכירות ומקובל מאד שמקבלים עמלות מכירה.
2. Health insurance – עלויות אלו גבוהות מאד. יכולות בכיף להגיע ל-800 עד 2,000 דולר בחודש. תלוי כמה אתם משלמים.

הנושאים האלו כבר צריכים להיות BACK TO BACK בהסכם שלך עם נותן השירות המקומי.. אתה חייב מהיום הראשון להגדיר לנותן השירות בדיוק מה אתה רוצה ממנו כדי שלא יהיו חשיפות והפתעות. לעניין מחירי העברה זה לא הזמן של החישוב שאתה עושה – זה הכסף שאתה צריך לשלם למישהו שיכין לך TPS כל שנתיים – שלוש..

צריך המלצה למערכת החזר הוצאות נסיעה בינלאומית.

Expensify. אחד שבדק.

מה חשוב לך? בקרה תקציבית או רק דיווח?

דגש על דיווח אבל גם חשוב בקרה תקציבית.

אני השתמשתי ב-combtas היא סוגרת את כל המעגל מרמת ההרשאות דרך בקרה תקציבית ועד הדוח מס. והיא גם מקושרת ישירות לסוכן נסיעות לכרטוס.

לקומביטס יש מערכת מעולה אבל יקרה (בשבילי), הגעתי איתם עד ל-5,000$ למודול של ניהול נסיעות והחזרי הוצאות לעובדים. יש דרך לעקוף אותם ולהוזיל ל-1,500$ אבל זה מחייב אותך לעבוד עם סוכנות נסיעות בשם סיגנל טורס , הם נתנו לי גישה למערכת שלהם וזה די נוח. לקומביטס גם משלמים עוד 10$ פר נסיעה + מינימום של 20 נסיעות בחודש..

לא מחייב , גם דיזהנהויז וגם תלמה עובדים עם המערכת. אם אתה עובד איתם לא תשלם יותר מ-1500 דולר.

אני כרגע מחפש מערכת זולה מבוססת ענן רק לדיווח לצורך קבלת החזר הוצאות.

זהו , שעד עכשיו עבדתי עם דיזנהויז ורק השבוע ביקשתי מהם גישה למערכת (עברתי לסיגנל טורס גם בשביל להוזיל עלויות). אם אתה מחפש רק החזר הוצאות אז Expensify מעולה .. ויש גם המון אלטרנטיבות: wave, Zoho, casefox.

איך אתם עובדים מול קופות? דרך סוכן? עם כל העובדים?

דרך סוכן עם כל העובדים אבל זה הולך להשתנות בקרוב עם הרפורמה וכל אחד יכול לבחור סוכן בעצמו.

בעיקרון הסוכן אמור להעביר לך דוח פיצול ולפי הדוח הזה אתה משלם לקופות. היום אני מעסיק את _____ שיטפלו בעובדים ובסליקה. מעביר להם כל סוף חודש לחשבון נאמנות והם מפצלים משם את התשלומים אל הקופות. בעיקרון כשהמס"ב החדש יתוקן – לא תצטרך את זה כי תוכל לדווח דרך תוכנת השכר שלך את הפיצול ישירות למס"ב וזה יעבור לקופות דרך מספר קופה/מסלקה..

אוקיי, עכשיו נכנס הקטע שעובדים יכולים לעבוד עכשיו ישירות מול הקופה, לא? ואז גם ככה צריך להעביר ישר לקופות ולדווח להן כמה הועבר ובגין מי.

במקרים כאלו לכל עובד יש סוכן שאליו אתה אמור לדווח כמה כסף העברת ולטובת מה והוא אמור לפצל.. אבל היות ואמורים לסדר את הפיצול באמצעות קוד מוסד במס"ב אתה אמור לשדר קובץ אחד ומשרד האוצר יהיה אחראי לפצל את התשלומים לקופות ישירות.. לינק. לצערי עד כה הם לא העבירו חלק מהכספים אבל זה בתהליכי שיפור.. עכשיו נשארת השאלה למי חברות הביטוח אמורות להודיע במקרה של בעיות בדיווח .. אם זה ישירות אליך או אל הסוכן של העובד…

רגע, אז לכל עובד תמיד יש סוכן בכל רגע נתון? אין כזה דבר לעבוד ישירות מול הקופה?

אני אעשה סדר. יש 2 צדדים – אתה כמעסיק והעובד באופן עצמאי. העובד יכול לבחור לעבוד עם סוכן או ישירות מול חברת הביטוח. אם הוא עובד ישירות – הוא מקבל שירות ישירות מהם (כולל לעדכן אותם על שינויים) והפוך במקרה של סוכן. כמעסיק, לא מעניין אותך (לכאורה) איך הוא עובד – אתה צריך לדאוג להעביר את הכסף אל חברת הביטוח ולקבל פידבק שהכל תקין. איפה הבעיה? שאתה אמור להעביר עכשיו ל-3 חברות ביטוח שונות ולכל אחת אתה גם אמור להעביר הסבר לסכום שהעברת… עד לא מזמן ועד היום – הסוכן היה מסביר לחברת הביטוח לאן למיין כל שקל ומוודא שהכל תקין. מתחילת השנה אתה אמור לשדר קובץ אחד למס"ב דרך תוכנת השכר שלך שכולל בתוכו את הסכומים שצריך להעביר לכל קופה כולל הפיצול בגין מה כל תשלום מבוצע.

איפה הבעיה? שהסוכן לא בתמונה ולכן עכשיו אתה כמעסיק צריך לבחור האם לעבוד עם סוכן שיעזור לך לוודא שהכל תקין בחברות הביטוח או לעבוד באופן עצמאי ולחסוך את "דמי התפעול" שהוא גובה ממך. (עד עכשיו הוא גבה ממך 2 סכומים – אחד זה עבור שירותי התשלומים לחברות הביטוח ואחד זה עבור השירותים שהוא נותן לעובדים שלך)

אגב, דמי התפעול שהוא אמור להתחיל לקחת לך אמורים בהכרח להוזיל את דמי הניהול שהעובדים שלך משלמים מההפקדות..

אז מה ההמלצה שלך? לעבוד דרך סוכן בנושא התפעולי, אבל לוודא שהוא לא עושה גבייה כפולה על שירותיו? כמה זה אמור לעלות בחודש השירותים האלה שלו?

בתור התחלה , אני מציע שתכניס סוכן ראשי שיתפעל לך את העסק .. זה עולה 0.6% או 10 ש"ח לעובד אבל יש לך שקט ובקרה חודשית על ההפקדות .. אתה לא צריך אותם בתור סוכנים שנותנים שירותים לעובדים שלך (נפגשים איתם ומעדכנים פרטים לדוגמא) אלא רק לתפעול החודשי ולבקשה.

ואיך אני מוודא שהסוכן הנוכחי לא תופר אותי/את העובדים?

אם אתה רוצה רק שירותי תפעול – אז כל עובד אחראי לעצמו ואתה לא ממנה לו סוכן חדש … עד היום לא שילמת ישירות לסוכנות דמי תפעול אלא זה נלקח מהעובדים והחידוש הוא שהחל ממרץ אסור לך לגבות את זה מהעובדים אלא אתה צריך להעביר את זה ישירות לסוכנות וככה אתה שולט על העלויות (0.6% מהשכר החודשי או 10 ש"ח, כמובן שתתמקח). תתחיל מלעשות סדר, תעבוד איתם כמה חודשים ואז כשעניין המס"ב יסתדר תוכל להחליט אם להמשיך או לעזוב , אין התחייבות..

בעקרון, כאשר העובד מביא סוכן שלו אז זה האחריות של הסוכן לדאוג שהכספים נקלטו בצורה שווה. נושא שירותי התפעול בגביה נדחה ל-1.1.7 ואמור לחול רטרואקטיבי מה-1.7.16 אבל לא נראה לי שנאמרה המילה האחרונה.

לעניין האחריות, חברת גדולה (שאני לא זוכר את שמה) ניסתה להחתים את העובדים על הסרת האחריות מהפנסיה שלהם במקרה של סוכן עצמאי, אבל הרבה טוענים שזה לא אפקטיבי ושזה לא באמת מסיר מהם את האחריות… כלומר עדיף שלפחות התפעול יהיה בשליטה שלך מאשר באחריות הסוכן..

ו… קאט

זה הכל להיום. מקווה שזה עזר לכמה מכם. בפוסט הבא אעלה כמה סוגיות SaaS ו-FP&A נחמדות שעלו בקבוצה. הרגישו חופשי להוסיף משלכם בתגובות לפוסט – the more the merrier.

תודה מיוחדת מגיעה לחברי הקבוצה, שתורמים מזמנם במהלך היום ועוזרים אחד לשני. לדעתי, אי אפשר לצפות ממנהל כספים של סטארט אפ שיידע הכל, כן אפשר לצפות ממנו שתהיה לו נגישות למידע שהוא זקוק לו.