אני מניח שלא מעט סטארט אפים, גם כאלה שמוכרים להרבה לקוחות, משייטים להם מחודש לחודש, מדי פעם מציצים בחשבון הבנק ומבצעים איזה אנליזה שתגיד להם מה מצבם באותו רגע, אולי גם מה צפוי, ואז חוזרים לטפל בשוטף, עד הפעם הבאה שיתחשק להם לדעת מה מצבם. לדעתי, חייב שיהיה אדם בחברה שיידע בכל זמן נתון כיצד נסגר החודש שעבר, הן מבחינת ביצועים (מכירות, הוצאות וכו') והן מבחינת מצב חשבון הבנק. אם יש מנהל כספים אז כמובן שהוא אמור להיות האדם הזה, אבל במידה ולא, המנכ"ל או מנהל התפעול חייבים לקחת זאת עצמם. עד כאן כנראה שלא בדיוק זעזעתי את עולמכם, השאלה היא רק איך לעשות את זה בצורה האופטימטלית.

אז כמו תמיד, הכי טוב להתחיל בדוגמת מכולת.

נניח שאנחנו בעלים של מכולת שב-30.9 היו בקופתה 1,000 ש"ח ובחודש אוקטובר קרו האירועים הבאים:

1. המכולת החליטה לעשות שימוש בניכיון צ'קים, וניכתה צ'קים בסך 700 ש"ח. נניח שלא היו עמלות או ריבית.
2. המכולת גבתה במזומן עוד 500 ש"ח, בגין עסקאות חודש ספטמבר.
3. המכולת מכרה טובין בשווי 800 ש"ח, אך הכל ניתן באשראי, כלומר לא נגבה באוקטובר.
4. לחברה היו הוצאות שכר בסך 200 ש"ח, ששולמו בחודש העוקב (נובמבר).
5. החברה שילמה לספקיה חשבוניות מהחודש העוקב בסך 300 ש"ח.

אני מפסיק כאן, בלי לנקוב בקניית סחורה או הוצאות אחרות כי זה לא משרת את מטרת הפוסט.

ניתוח השינוי ביתרת המזומנים בדרך המקובלת

אז מה קרה לקופת החברה? גדלה מ-1,000 ש"ח ל-1,900 ש"ח (1,000+700+500-300=1,900).

עכשיו אנחנו רוצים לפרק את השינוי ביתרת המזומנים של החברה, 900 ש"ח, באמצעות דוחות כספיים. הדרך המקובלת לעשות זאת תהיה לבנות דוח רווח והפסד, ואז דוח תזרים מזומנים בשיטה העקיפה, שניהם אמורים להיראות בערך כך:

טבלה 1: דוח דווח והפסד לחודש אוקטובר

סעיף	יתרה (ש"ח)
הכנסות	800
הוצאות שכר	(200)
רווח נקי	600

טבלה 2: דוח תזרים מזומנים לחודש אוקטובר

סעיף	יתרה (ש"ח)
רווח נקי	600
גידול בסעיף לקוחות	(300)
קיטון בסעיף ספקים	(300)
גידול בהתחייבויות לעובדים	200
גידול בהלוואות (בגין הניכיון)	700
שינוי במזומנים	900

פשוט, לא? לא.

השימוש בשני הדוחות הללו גורם למכולת שלנו להיראות כמו העסק הכי מסובך בעולם, בלי סיבה ממשית לכך.

אם זה מסובך מדי למכולת, לדעתי זה מסובך מדי גם לסטארט אפ. גם אם יש לכם אנשים שמבינים במימון בבורד, לטעמי אין טעם להציג את שני הדוחות הללו כאשר רוצים לנתח מה קרה לקופת החברה במהלך התקופה שחלפה. למרבית האנשים קשה להבין שקופת החברה מושפעת משורת הרווח וגם מהשינוי בסעיפי המאזן, ולכן אתם עלולים לבזבז זמן יקר על הסברים טכניים שיישכחו בפעם הבאה שתציגו ניתוח דומה.

קבלו אותו: דוח רווח והפסד על בסיס מזומן

במקום שני הדוחות המסורתיים הללו, לדעתי עדיף להציג דוח רווח והפסד על בסיס מזומן, עם תוספת קטנה (שאליה אגיע בסוף). דוח רווח והפסד על בסיס מזומן אמור להיראות כך:

טבלה 3: דוח דווח והפסד על בסיס מזומן לחודש אוקטובר

סעיף	יתרה (ש"ח)
הפקדות (לא הכנסות)	1,200
עלות המכר	(300)
רווח נקי	900

פשוט, נכון? נכון. כמובן שבמציאות רצוי לחלק את ההוצאות ששולמו לפי סיווגן בדוח רווח והפסד, כאשר את תשלום ההלוואות הייתי שם יחד עם הוצאות המימון. האם הייתי מסיים בזה? לא. לדעתי, כדי לקבל תמונה שלמה יותר, צריך גם לדבר על ה-Bookings, כלומר המכירות שנרשמו בתקופה שחלפה, והסיבה לכך היא שיכול להיות שהיה חודש גרוע מאוד, פשוט הקופה גדלה בשל גבייה של חודש קודם, וישנה הרעה במצב העסקי שצריך להציף בדיון.

ברוב המקרים הדוח הזה אמור להספיק. רק במצבים שבהם ההוצאות ממש תנודתיות, או שתנאי התשלום תנודתיים, כך שיש צורך לעקוב בדיוק אחר ההוצאות שנרשמו גם אם הן לא שולמו עדיין, רק אז שווה להציג גם דוח רווח והפסד סטנדרטי, ויש מצב שגם אז הייתי מוותר על הצגה של דוח תזרים בשיטה העקיפה.

מהכוח אל הפועל: יצירת דוח רווח והפסד על בסיס מזומן, בצורה אוטומטית

דרך אחת ליישם דוח רווח והפסד על בסיס מזומן היא פשוט לתעד באקסל כל פעולה שנרשמה בחשבון הבנק של החברה, אבל זה לא כל כך פשוט, כי התנועה של כרטיס האשראי מחביאה בתוכה שלל הוצאות. כמובן שאפשר לפתוח עוד גיליון שמפרק את החיוב החודשי של כרטיס האשראי, אבל בכל מקרה, לדעתי פה בדיוק תופס המשפט הבא:

כל ניתוח שחוזר על עצמו אפשר לבצע בשתי דרכים: האחת באמצעות אקסל, והשנייה חכמה

מערכת הנהלת החשבונות שלהם גם ככה כוללת את כל המידע הזה, בכרטסת של חשבונות הבנק, חשבונות האשראי וקופת הצ'קים. מה שצריך לעשות הוא ליצור view של הכרטיסים הרלוונטיים, לעקוב אחר הכרטיס הנגדי מולו נרשמה פקודת היומן ולסווג לשורה המתאימה בדוח רווח והפסד. למשל, נאמר ושילמתם לספק שמספרו 300015 בהעברה בנקאית. כל שצריך לעשות הוא להכין קובץ CSV שיודע למפות את הספק לשורה הנכונה בדוח רווח והפסד, ולהשתמש בו כאשר מסווגים את פעולות היומן שבהן חשבון הבנק היה בזכות. כלומר, כאשר אנחנו משלמים לספק בהעברה בנקאית, אנחנו רושמים את הפעולה הבאה:

חובה ספק 300015, 100 ש"ח

זכות חשבון בנק, 100 ש"ח

אז מה שצריך לעשות זה לאגד את כל פעולות היומן הללו, בהן חשבונות הבנק מופיעים בזכות, ולהשתמש בסיווג של החשבון הנגדי בדוח רווח והפסד כדי לדעת לאיזה שורה לסווג את אותו סכום – 100 ש"ח.

עם כרטיסי אשראי וצ'קים דחויים זה טיפה יותר מסובך, כי פעולת היומן נרשמת היום, אבל תאריך הערך הוא ליום שבו התחייבות אמורה להיפרע. כלומר, כשאנחנו משלמים לספק באמצעות צ'ק דחוי, אז פעולת היומן שנרשמת היא:

חובה ספק 30012 100 ש"ח

זכות צ'קים לפירעון 100 ש"ח

כאשר תאריך הערך של פעולת היומן הינו המועד בו השק צפוי להיפרע. בפריוריטי זה נראה כך (שימו לב לתאריך האסמכתא ותאריך הערך):

כלומר, אם אנחנו רוצים למשוך רק את פעולות היומן שגרמו ליציאת מזומנים מהקופה, עלינו לבצע סינון עבור פעולות יומן בהן בצד הזכות ישנם חשבונות הבנק, הצ'קים הדחויים וכרטיסי האשראי, עם תאריך ערך של החודש המתאים.

כשיש לנו את זה, צריך לסווג את החשבון הנגדי מאותה פעולת היומן לשורה המתאימה בדוח הרווח והפסד. בעיקרון, אחרי שיוצרים פעם אחת את קובץ המיפוי זה כבר די אמור לרוץ לבד בחודשים העוקבים, אלא אם נוספו ספקים חדשים שיש למפות.

עכשיו אפשר לקחת את זה לכל מיני כיוונים, הכיוון הברור הוא למשוך גם את התחזית שלכם לאותו חודש ואז להשוות את ההוצאות בפועל עם ההוצאות החזויות. אפשר גם להוסיף לקובץ המיפוי את שיעור המע"מ של אותו ספק, ואז לנטרל את המע"מ מההוצאה ששולמה במזומן. כך, במקום לקחת בחשבון הוצאה בגובה 117 ש"ח, שהיא זו ששולמה בפועל, לצורכי ניתוח אתם תיקחו 100 ש"ח, שזה עקבי עם האופן שבו אנו מציגים דוח רווח והפסד על בסיס מצטבר.

השלב האחרון הוא כמובן שלב וידוא העקביות. בהנחה שרשמתם כמו שצריך את ההכנסות במזומן, השילוב שלהן עם ההוצאות בפועל אמור להניב את השינוי בקופת המזומנים של החברה. אם לא, צריך לראות מה נפל בדרך. זה לא אמור להיות מסובך, בהנחה שאתם לא עובדים בטבע או משהו. ואם אתם כן, מה לעזאזל אתם עושים כאן?!

סיכום

"לסגור חודש" זה חשוב. חשוב לנתח מה קרה במהלך החודש וחשוב להשוות את מה שקרה למה שחשבתם שיקרה. בנוסף, חשוב לנתח כיצד מה שקרה מתכתב עם הסביבה העסקית של החברה. אז איך מנתחים את מה קרה? לדעתי, באמצעות דוח רווח והפסד על בסיס מזומן, יחד עם סקירה של ה-Bookings. זה פשוט, זה אינטואיטיבי וזה די פשוט לתחזוקה. לי אישית, ברגע שהחלטתי שזה משהו שאני רוצה לעשות לו אוטומציה, לקח משהו כמו כמה שעות עם Power BI עד שקיבלתי משהו שעובד לא רע, ועוד כמה שעות QA (בעיקר עדכון קובץ המיפוי, פלוס tweak עם החשבון הבינחברתי) עד שהכל ניגן יפה. דוח רווח והפסד על בסיס מזומן הוא אחלה של כלי עבור חברות קטנות ובינוניות, וחבל שלא תנצלו אותו.